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關于涉外、港澳臺、華僑婚姻登記檔案電子化工作比選的公告

來源:市民政局 發布時間:2019-12-09 09:53 閱讀次數:

根據《婚姻登記檔案管理辦法》(2006年民政部令、國家檔案總局令第32號)、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》(2011年國家檔案局9號令)以及《廣州市民政局自行采購管理辦法》(穗民〔2019〕138號)有關規定要求,我局將通過比選程序確定1家專業技術服務機構承接涉外、港澳臺、華僑婚姻登記檔案電子化工作,現邀請符合條件的機構報名參加。

一、項目名稱:

廣州市民政局涉外、港澳臺、華僑婚姻登記檔案電子化工作。

二、項目內容:

(一)確定電子化對象。按照紙質檔案電子化需求確定電子化對象,開展檔案調取、清點、登記等前期準備工作。核查婚姻登記檔案身份證件等材料,完成補打頁碼、加蓋分類號等檔案修補工作,確保紙質檔案符合進館要求。

(二)完成2012-2018年婚姻檔案電子化。按國家《紙質檔案電子化規范》(DA/T31-2017)標準完成電子化工作,按冊對每一頁業務檔案進行分辨率≥300dpi彩色掃描、圖片處理(去污、糾偏等)、數據二次校核和備份、建立目錄,保證掃描后圖像清晰、完整,確保電子檔案符合進館要求。

(三)檔案裝訂整理。紙質檔案電子化工作完成后,拆除過裝訂的檔案需重新裝訂,保持檔案原貌,做到安全、準確、無遺漏。核對檔案目錄與實體一致性,完成檔案盒補充修改。

(四)檔案進館。檔案封箱、打包、運輸、運送至廣州市檔案館,并協助檔案館進行逐份清點,校對,并移交。

(五)建立紙質檔案整理及電子化工作組織。對檔案整理及電子化工作進行統籌規劃、組織實施、協調管理、安全保障、技術保障、監督管理、成果驗收等,嚴格落實比選公告和項目合同所涉內容,確保電子化工作的順利開展。本項目所需辦公桌椅及電腦、打印機由采購方提供。紙張、文具、檔案用品、完成檔案掃描加工服務所需的各種硬件設備(掃描儀、DVD光盤刻設備)、軟件等設備等由采購方自行解決。

(六)履行保密職責。在檔案整理及電子化處理場地加裝監控設備,做好監督管理工作。對所有參與項目的工作人員進行審核并簽訂保密協議,禁止攜帶檔案外出、禁止對外泄露檔案內容。

三、項目要求

(一)項目總費用不超過壹拾伍萬元,包括項目所涉設備費、耗材費、制作費、人工費、運輸費、管理費和稅費等其他所有費用,最終費用按實際工作量和耗材量結算。

(二)項目服務時間:2020年3月底前完成。

(三)比選申請人中標后必須與采購人簽訂保密協議,不得泄漏工作中所接觸獲得的信息,須對項目相關數據等信息嚴格保密,不得外傳、不得泄密、不得利用項目數據為自己或第三方謀取利益,項目完成后禁止留存項目相關數據等信息。

四、報名條件

(一)依法成立,具備獨立承擔民事責任的能力,能提供有效的企業營業執照、社會組織登記證書或事業單位法人證書復印件、委托代理人授權委托手續及有效身份證明(均需加蓋單位公章);具備所投項目服務的相關經營范圍或業務范圍,能夠提供專業的檔案整理、檔案數字化加工、電子檔案制作、檔案管理軟件錄入服務;

(二)具有獨立的財務管理、財務核算和資產管理制度,依法繳納稅收、社會保險費的良好記錄,單位信譽及經營管理情況良好;

(三)具備履行合同所必需的專業人員,包括熟悉檔案業務以及相關標準規范并能夠為紙質檔案電子化工作各環節提供技術支持的技術人員,熟悉掌握電子化基礎知識并熟練操作人員等,接受專業檔案保密培訓;

(四)具備履行合同所必需的電子化設施設備、電子化技術方法、安全管理措施,設施設備安全、先進,滿足電子化工作需要;

(五)本項目不接受聯合體參加比選,不允許將項目分包或轉包。

五、報名資料

比選報名文件內容包括但不限于:

(一)《比選承諾函》

(二)《授權委托書》

(三)《報價一覽表》

(四)有效的企業營業執照或社會組織登記證書或事業單位法人證書復印件(加蓋公章)

(五)受委托人和比選申請人身份證復印件(如由法人本人參加,則提供法人身份證復印件)

(六)報名單位情況說明材料(包括但不限于企業性質、經營范圍證明、資格證書、股東組成、安全保密、企業規模、注冊資金、檔案工作團隊、主要工作業績、承接項目優勢、等級評估等情況資料)

(七)項目實施方案、服務及質量承諾;

(八)承辦同類項目(婚姻登記類業務檔案或同類型政府部門業務檔案)的清單、合同或中選/成交通知書復印件,有審計資質的第三方出具的2018年度《審計報告》或行業協會等第三方機構頒發的有關企業誠信的證明材料,有針對項目能提供的專業人員、技術設備等綜合實力相關材料;

(九)比選申請人認為可以提交的機構信譽相關資料或其他說明資料;

備注:以上1~7項為比選申請人必須提交資料,8~9為項目技術及商務評分的主要參考資料,比選申請人需充分考慮其影響。比選交易文件按A4規格單面打印,裝訂成冊不可拆卸,密封報送。比選交易文件中的其他資料應與文件中的資格證明文件一致,如有不同,以資格證明文件為準。其中正本1份,副本2份,比選文件正本加蓋騎縫章,副本可以是正本的復印件,當正副本不一致時,以正本為準。如有缺漏,可拒絕接受其報名。

六、遞交報名資料時間和地址

(一)時間:公告發布之日起至2019年12月11日17:30止。

(二)地址:廣州市越秀區西湖路99號1316室。

七、比選時間和地點

(一)時間:2019年12月12日。

(二)地點:廣州市越秀區西湖路99號1316室。

八、比選方法

(一)組建評選小組:由廣州市民政局相關部門5名工作人員組成。

(二)召開比選會議:由比選小組按照比選需求公布的評選標準、方法,結合比選人對項目需求的響應程度,客觀、公正地進行評審,評審過程由相關部門安排1名工作人員監督。

(三)公示結果并簽訂合同:本項目以比選申請人的綜合評分第一名為中選方。比選結果通過相關渠道對外公告,公示時間為3個工作日。之后,根據公示情況發出中選通知書,并與中選單位簽訂合同。

九、評審標準

(一)本次比選采用綜合評分法,以比選文件規定的條件為依據。評分比重如下:

評分項目

技術響應評分

商務響應評分

價格合理性評分

權重

40%

30%

30%

分值

40

30

30

(二)比選文件中報價一覽表內容與比選文件中明細表內容不一致的,以報價一覽表為準。比選文件的總價金額與按單價匯總金額不一致的,以單價金額計算結果為準;大寫金額和小寫金額不一致的,以大寫金額為準;單價金額小數點有明顯錯位的,應以總價為準,并修改單價;對不同文字文本比選文件的解釋發生異議的,以中文文本為準。

十、聯系方式

聯系人:許嬋娟

聯系電話:83178772,傳真:83178773

地址:廣州市越秀區西湖路99號1316室

附件:1.涉外、港澳臺、華僑婚姻登記檔案電子化工作項目需求預算清單;

   2.投標及履約承諾函。

廣州市民政局社會事務處

2019年12月9日

附件1

涉外、港澳臺、華僑婚姻登記檔案電子化項目工作清單

序號

項目名稱

項目內容

數量

1

2012-2018年婚姻檔案數字化

約8000冊,每冊22頁業務檔案進行分辨率≥300dpi掃描、圖片處理(去污、糾偏等)、數據二次核對和備份

約176000頁

2

 

 

檔案整理

檔案整理、補打頁碼、加蓋分類號,檔案盒外加蓋分類號,核查婚姻登記檔案身份證件等材料

約8000冊

3

2018年2個補領婚姻檔案整理及編目3套。

目錄3套

4

檔案目錄

2012年-2018年檔案目錄補一冊;

7冊

5

檔案校對

核對目錄與實體一致性,校對錯別字,將錯誤的更正,并打印替換。

約700冊

6

檔案用品

檔案目錄夾、目錄紙、背脊紙等

1批

7

 

 

檔案進館其他事項

 

檔案封箱、打包、運輸、送至檔案館,并協助檔案館進行逐份清點,校對,并移交。

1批

8

提交分類方案一套、

提交進館說明一套

移交清單一套

 

總價:¥150000元(大寫:壹拾伍萬圓整)以內

備注:以上為估算總價,比選申請人可按預計項目費用進行報價,但不得高于此金額,我局最終以實際完成工作量(掃描頁數、各類耗材等)進行費用結算。

 

附件2

投標及履約承諾函

 

致:廣州市民政局

我單位承諾:

1.依法繳納稅收和社會保障資金。

2.具備項目所必需的人員和專業技術能力。

3.參加政府采購活動前三年內在經營活動中沒有重大違法記錄。

4.對本項目所提供的服務未侵犯知識產權。

5.參與該項目比選報名,嚴格遵守政府采購相關法律,投標做到誠實,不造假,不圍標、串標、陪標。如違反上述要求,其投標將作廢,被沒收投標保證金,被列入不良記錄名單并在網上曝光,同時將被提請政府采購監督管理部門給予一定年限內禁止參與政府采購活動或其他處罰。

6.如果中標,做到守信,不偷工減料,依照本項目招標文件需求內容、簽署的采購合同及在投標中所作的一切承諾履約。項目驗收達到全部指標合格,力爭優良。

7.我單位已認真閱讀本項目需求,我單位承諾按時遞交標書。

8.我單位承諾不非法轉包或分包。

以上承諾,如有違反,愿依照國家相關法律處理,并承擔由此給采購人帶來的損失。

項目名稱: 

 

   

承諾比選申請人(蓋章):

單位地址:

法定代表人(簽章):

聯系電話:

日期:   年  月

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